Hybride vergaderen heeft de toekomst (en dit is waarom)
Online vergaderen in een hybride vergaderkamer is de toekomst van vergaderen. Vergaderkamers hebben grotendeels leeg gestaan de afgelopen periode dit afgelopen jaar, maar dat betekent niet dat ze ineens overbodig zijn. Sterker nog, ze worden essentiëler dan ooit. Maar dan wel in hybride-vorm.
Door: Raymond Dohmen
Wat is een hybride vergaderkamer?
Simpel gesteld is hybride vergaderen de plek waar thuis en op kantoor vergaderen samenkomen.
Met Covid-19 op de achtergrond is het kantoor nogal onderbezet, maar dit betekent lang niet altijd dat er helemaal niemand op kantoor is.
Laat ik onszelf als voorbeeld nemen. Bij ons moeten er wel mensen op kantoor zijn voor het in ontvangst nemen van goederen of het fysiek klaarmaken van installaties. Als deze basis gedekt is, dan is het goed, de rest werkt nu (deels) thuis. Ik verwacht dat dit in toekomst – ook na het verdwijnen van Covid-19 – zo gaat zijn. Teams en afdelingen gaan steeds meer verspreid werken, omdat het gewoon meer voordelen dan nadelen heeft. Met de hybride vergaderruimtes kan iedereen gemakkelijk op kantoor of vanuit huis online een vergadering bijwonen.
Waarom heeft hybride vergaderen de toekomst?
Ondertussen hebben veel bedrijven ondervonden dat thuiswerken toch meer voordelen heeft dan in eerste instantie gedacht. Waar veel managers bang waren dat het personeel de kantjes er vanaf zou lopen en de helft van de dag Netflix zou gaan kijken, blijkt dit eigenlijk toch wel mee te vallen. Sterker nog, uit een onderzoek van de Universiteit van Stanford blijkt dat thuiswerkers 13% productiever zijn. Daarnaast is er 50% minder personeelsverloop bij mensen die van hun werkgever thuis mogen werken.
Meer mensen thuis werken betekent ook dat er minder werkplekken op kantoor nodig zijn. Dit zorgt lagere huisvestingskosten en minder grote gebouwen.
Misschien wel het grootste voordeel van hybride werk, is dat je meer talent kunt gaan aantrekken.
Stel; je zoekt een hele goede content-creator. Iemand die echt in de top 10% van zijn vakgebied zit. Dat wordt aanzienlijk lastiger als je alleen in omgeving Utrecht wil zoeken. Maar als je bedrijf gewend is om al deels remote te werken, kun je net zo goed landelijk kijken. Als we toch bezig zijn, waarom niet internationaal? De voertaal in een groot deel van de projecten is toch al Engels.
De vijver waaruit je kunt vissen wordt onbeperkt. Mits je hier je workflow en hybride vergaderkamers goed op inricht. Zodat ook de mensen die remote werken makkelijk bij (spontane) online meetings kunnen worden bijgevoegd.
Waaraan voldoet een hybride vergaderkamer?
Voor het bijwonen in een online vergadering heb je natuurlijk een goede camera, microfoon en speakers nodig. Ook het delen van content zowel lokaal als naar remote mensen is handig. Maar er zijn belangrijkere aspecten voor een hybride vergadering dan hardware waar eerst over nagedacht moet worden.
Veruit het belangrijkste is dat je je vergaderkamer aanpast aan de bedrijfscultuur. Klinkt logisch maar wij komen regelmatig het omgekeerde tegen.
“De inkopers vonden de gebruikersinterface van Zoom wel aantrekkelijk en besluiten dit te voorzien in hun vergaderkamers. Op een goede dag komt Harry van operations binnen wandelen met zijn laptop en twee collega’s voor een meeting met een nieuwe content-creator uit Indonesië. Wat blijkt; Harry heeft Zoom nog nooit gebruikt, kan de spullen in de kamer niet gebruiken en loopt weer naar zijn bureau om via een omweg een Microsoft Teams meeting vanaf zijn eigen laptop te houden.”
Het zal je verbazen hoe vaak dit gebeurd.
Wees hierin wijs. Kies bij voorkeur één platform dat je nu al gebruikt en bouw hierop verder als deze je bevalt.
Vervolgens moet je nagaan hoe vergaderingen gehouden worden. Is dit formeel of informeel? Zittend of liever staand? Interactief met veel tekeningen en flowcharts of enkel zo nu en dan een PowerPoint presentatie? Dit zijn allemaal dingen die ik aan klanten vraag waar ze wel eens verbaasd van opkijken.
Is dat belangrijk dan?
Zeker. Misschien wel veel belangrijker dan hardware an sich.
Als 80% van de meetings staand wordt gehouden met veel tekenen dan hangen wij de schermen en bedieningspanelen hoger. Als er elke twee dagen met tafels wordt geschoven dan zorgen we er in ieder geval voor dat daar geen kabels lopen en dat de microfoons in het plafond komen.
Hetzelfde geldt voor lenshoogtes van camera’s. Niemand wil in een online vergadering zitten waar je de hele tijd tegen een paar benen aan zit te kijken, omdat ze er te laat achter kwamen dat de meeste vergaderingen staand worden gehouden.
Er is geen standaard
Dat is wat ik je met dit verhaal probeer duidelijk te maken. Elk bedrijf, elke cultuur heeft zijn eigenaardigheden. Neem deze mee in je (online) vergaderkamers. Alleen dan maak je de drempel laag genoeg voor medewerkers zodat remote werken ook echt een succes kan worden. Zodat degene die thuis onder zijn fleecedekentje op de bank zit ook echt het gevoel heeft bij de meeting aanwezig te zijn.
Contact opnemen
Is dit herkenbaar in jouw bedrijf? Avesqo is gespecialiseerd in het implementeren van hybride werken en vergaderen. We kijken samen naar wat de beste hybride oplossing is voor jouw team en organisatie. Avesqo levert de hard- en software om dit mogelijk te maken. Na het installeren van de hybride werkruimtes bieden we ook de service om te ondersteunen. Dit doen we door trainingen te geven, een helpdesk die klaar staat voor alle vragen en het verhelpen van storingen. Vragen? We zijn gemakkelijk telefonisch te bereiken op 088 – 1650200. Of per mail via info@avesqo.com.
Raymond Dohmen is solution architect bij Avesqo en wordt door onze sales collega’s vaak “technisch geweten” genoemd. Door het goed willen begrijpen waar jij als klant het meest blij van wordt tijdens vergaderingen, kan (en zal!) hij een (bloed)eerlijk advies geven. En dat is een advies waar we op de langere termijn alleen maar tevreden mee kunnen zijn.
