VERGADER & ONTMOETINGSRUIMTES

De manier van werken en naar het werk gaan verandert in een steeds sneller tempo. Waar het tot voor kort nog vrij uniek was om thuis te werken, is dit tegenwoordig een combinatie. Plaats onafhankelijk werken en hybride werkplekken zijn geen onbekende termen meer.

audiovisuele dienstverlening

De uitdaging voor de werkgever ligt in het faciliteren van de juiste werkplekken, maar ook de vergader- en ontmoetingsruimtes die passen bij de manier van werken die past binnen het bedrijf. En dat betekent niet alleen maar of we onze laptop gebruiken voor onze vergaderingen, maar ook met hoeveel mensen en hoe vaak jullie samen komen.

Inrichten van de juiste vergader- of ontmoetingsruimte kent een aantal audiovisuele en videoconferencing componenten, waar de belangrijkste groepen hieronder benoemd worden.

Logitech videoconference camera
Logitech videoconference camera

Videoconferencing camera

Het hart van de oplossing. De keuze hiervan wordt bepaald door de manier waarop binnen de organisatie de videoconferencing software gestart wordt en ook hoe groot de ruimte, waarin de oplossing draait.

Kies je voor een “Bring Your Own Meeting” of “BYOM” situatie, dan hoeft de camera geen aanvullende intelligentie te hebben om een sessie te starten, dit wordt vanaf laptop of pc gedaan. Je kunt ook kiezen voor een “managed video room”. In dit geval heeft de camera ook hardware nodig om deze call op te kunnen starten. Sommige merken noemen dit een codec, welke vaak als een apparaat met de camera aangeboden wordt. Of er wordt een set met camera en speciaal geconfigureerde hardware aangeboden. In dit geval is het belangrijk dat de versie met juiste videoplatform (meestal Microsoft Teams, Zoom of Google Meet).

Daarnaast kies je logischerwijze voor een grotere camera, naarmate de ruimte groter wordt. Bij kleinere of “huddle” ruimtes, heeft de juiste camera ook vaak een bredere zichtlijn, omdat de hoek waarop je tegenover de camera zit dan groter is, dan bij grotere ruimtes. Ook speelt de hoeveelheid (optische) zoom een rol bij grotere ruimtes, om beter in beeld te komen als je achteraan de tafel zit.

Tot slot kennen sommige camera’s ook een techniek die wel eens “speaker track genoemd”wordt. Hiermee volgt de camera de spreker op dat moment. Dat zorgt er voor dat de andere partij de spreker volledig in beeld krijgt, maar kan ook onrustig overkomen als er meerdere mensen tegelijk in de ruimte praten.

Merken videoconferencing camera’s die wij graag gebruiken:

MEER WETEN? NEEM CONTACT MET ONS OP!
video conferencing microfoon en speakers

Videoconferencing microfoon en speakers

Iemand goed in beeld hebben is prettig, maar zonder elkaar goed te kunnen verstaan is een video vergadering niet succesvol. Afhankelijk van de ruimte waar de oplossing in staat, is het belangrijk de juiste microfoon(s) en speaker(s) bij te vinden.

Gelukkig zijn er al veel oplossingen beschikbaar voor de gangbare vergaderruimtes, waar de speakers en microfoons samen met de camera geïntegreerd zijn in een zogenaamde “videobar”. Of er is een gebundelde oplossing beschikbaar, voor een bepaalde grootte van  ruimte.

video conferencing microfoon en speakers

Toch is het soms nodig om een set zelf samen te stellen. Indien een ruimte of tafel een afwijkende vorm heeft, hebben de speakers en microfoons niet genoeg bereik (of pick-up, zoals het bij microfoons heeft) en is er een sterkere variant nodig. Of tegenovergesteld, dat je juist niet wilt dat er buiten een bepaald bereik geluid of spraak weergegeven mag worden. Dit is vooral actueel bij “open vergaderruimtes”, die in plaats van werkplekken opgericht worden.

Merken videoconferencing speakers en microfoons die wij graag gebruiken:

MEER WETEN? NEEM CONTACT MET ONS OP!
Touchscreens
Touchscreens

Professionele displays of touchscreens

Uiteindelijk wordt de video content weergegeven op de beelddrager in de ruimte. Er zijn hierin een aantal keuzes in gebruik, die de keuze voor het display bepalen:

  • De interactiviteit van de oplossing

  • De positionering van de oplossing

  • De combinatie videoconferencing apparatuur van de oplossing

Indien de oplossing volledig interactief gebruikt wordt, bijvoorbeeld als een collaboration oplossing (denk aan SCRUM sessies), is een touchscreen een handige oplossing om direct met meerdere mensen tegelijk in een programma of document te werken. Dit zie je vaak bij (software) ontwikkelings afdelingen, waar veel met grafieken of tekeningen gewerkt wordt.

In de meer traditionele settings, zal deze touch functionaliteit een stuk minder gebruikt worden en daar zie je een “standaard” display eerder ingezet worden. In beide gevallen bepaal je met het aantal deelnemers aan de vergadering en/of de grootte van de ruimte het juiste formaat display. Standaard worden displays tussen de 55 en 98 inch gebruikt, maar er zijn ook kleinere en grotere formaten beschikbaar. Hierin helpen we je met de juiste keuze maken.

Tot slot adviseren wij altijd het gebruik van professionele displays met een “DPM” functionaliteit. Dit betekent dat het scherm inschakelt als er activiteit is (denk aan een camera die aangezet wordt) en weer in standby gaat als er geen activiteit is. Dit scheelt handelingen en afstandsbedieningen die kwijt raken.

Merken professionele (touch) displays die wij graag gebruiken:

MEER WETEN? NEEM CONTACT MET ONS OP!
barco clickshare signaaldistributie

Signaaldistributie

Signaaldistributie is een van het onderschatte component uit een goede oplossing. Hoe beter deze “onzichtbare” oplossing in gebruikt, hoe minder “zichtbare” componenten er voor de gebruiker aanwezig zijn. Hiermee wordt een oplossing gebruikersvriendelijker en daarmee eerder en meer gebruikt.

Wij zorgen ervoor, dat er in jou oplossing de juiste signaaldistributie toegepast wordt. Dit kan verlengen van kabels zijn, maar ook switching op splitsen van beelden. Maar hier hoort ook eventuele bedieningspanelen bij. En vergeet de aansluitingen om je laptop of device aan te sluiten en op te laden niet.

Tegenwoordig wordt er ook steeds vaker gebruikt van een draadloze connectie tussen bijvoorbeeld laptop en de videoconferencing apparatuur. Dit doe je met een USB dongle, die je eenvoudig verbindt met de oplossing. Ook dit scheelt tijd en dus meer tijd voor de vergadering!

Merken signaaldistributie die wij graag gebruiken:

barco clickshare signaaldistributie
MEER WETEN? NEEM CONTACT MET ONS OP!

Kortom

Wij houden van het meedenken met de juiste oplossing voor je organisatie. Of het nu om één auditorium gaat, 150 “huddle rooms”, of welke combinatie hierin dan ook, Avesqo neemt jouw bedrijfscultuur als uitgangspunt. Samen komen we tot de beste ruimtes om te vergaderen of te ontmoeten.

Bekijk alle vormen van onze dienstverlening

VERGADER -EN ONTMOETINGSRUIMTES

Oplossingen die naadloos aansluiten bij jouw manier van tijd en plaats onafhankelijk werken.

VIDEOCONFERENCING IN DE CLOUD

Dat je collega’s niet op kantoor aanwezig zijn, wil allang niet meer betekenen dat je niet met ze kan samenwerken. Door middel van videoconferencing oplossingen, is iedereen in staat om aan overleg deel te nemen.

VIDEOCONFERENCING ZELF GEHOST

Indien er vanwege IT policies dan toch geen externe cloudoplossingen gevoerd mogen worden, heeft Avesqo ook nog de mogelijkheid om een “eigen” video omgeving op te zetten.

DIGITAL SIGNAGE

Met de veranderende dynamiek in (digitale) communicatie wordt het daarom ook steeds belangrijker om met zo min mogelijk inspanning zo snel mogelijke je boodschap bij de juiste doelgroep bereikt.

RUIMTERESERVERING

Met alle toename in flexibiliteit van vergaderen en ontmoeten, ontstaat er ook een andere dynamiek in het gebruik van de faciliteiten en ruimte binnen het bedrijfspand.

PLANNING

Door een online planningstool te gebruiken, kan je personeel voor andere zaken ingezet worden. Deze kun je koppelen aan je videoconferencing oplossing, zodat deze ook gelijk in gebruik wordt genomen als het (advies)gesprek.

KLAAR OM TE BEGINNEN?

Neem vandaag nog contact op of maak gebruik van de gratis quickscan voor vergaderoplossingen.

CONTACT
QUICKSCAN

Deel deze pagina, kies je platform!