RUIMTERESERVERING
EN PLANNING

Met de toename in flexibiliteit van vergaderen en ontmoeten, ontstaat er ook een andere dynamiek in het gebruik van de faciliteiten en ruimtes binnen én buiten het bedrijfspand.

Ruimtereservering

Als je collega’s op kantoor komen voor een face-to-face afspraak, moeten ze wel de zekerheid hebben dat er een geschikte plek beschikbaar is.

De meetingcultuur is per organisatie anders, net als de applicaties die gebruikt worden om vergaderingen te boeken en mensen uit te nodigen. Gelukkig levert Avesqo diverse oplossingen om deze informatie bij de vergaderkamer te tonen, zonder dat er iets wijzigt in de huidige manier van werken. Wij zoeken samen met jou de oplossing die het beste past bij jullie bedrijf.

Afhankelijk van de bedrijfs- en vergadercultuur en de aanwezige middelen om ruimtes en werkplekken te reserveren, adviseren wij om modulair uit te breiden. Dit begint bij het gebruikmaken van een applicatie als Microsoft Outlook/Exchange, Google Calendar of eventueel een aanwezig facilitair management informatie systeem (FMIS).

Aanvullende componenten zijn:

Meetingroom-displays – dit zijn kleine (touchscreen)displays die de actuele status van de bijbehorende kantoorruimte of bureau aangeven. Er zijn ook opties voor verdere ondersteuning zoals kleuraanduidingen die de beschikbaarheid tonen. We hebben zelfs een volledig draadloze versie indien er geen kabels getrokken kunnen worden bij de ingang van de vergaderruimte.
Informatie verzamel schermen – vaak gecombineerd met digital signage, zorgen op strategische plekken voor een totaaloverzicht van beschikbaarheid vergaderruimtes. Niets zo vervelend om ad-hoc een vergadering te willen starten en pas bij aankomst te zien dat deze bezet is.
Boekings-app – Als je snel een ruimte wilt reserveren, heb je niet altijd je laptop of pc aanstaan. Met een app op je smartphone kun je dit alsnog snel regelen!
Sensoren – Om zogenaamde “spookboekingen” te voorkomen, of om überhaupt de bezettingsgraad van de faciliteiten te monitoren, zijn sensoren een slimme oplossing. Deze kunnen bijvoorbeeld onder de vergadertafel geplaatst worden. Indien er na een bepaalde tijd na aanvang van de vergadering nog niemand is gaan zitten, wordt de vergaderruimte weer vrijgegeven. Met diezelfde sensoren kun je ook rapportages maken van de daadwerkelijke bezetting over een langere periode. En hiermee kun je naast ruimten reserveren ook veel beter zien welke bedrijfsruimte relevant is.

Merken voor ruimtereservering die wij graag gebruiken:

André Schreuders2023-03-17T13:34:47+01:00

Humly

Planning

Vergaderingen plannen is met de hedendaagse dynamiek al een hele interessante uitdaging binnen je bedrijf. Maar wat als je ook nog resources te plannen hebt om bij klanten in te zetten? Hoe mooi zou het zijn als je de agenda van je engineers of consultants direct kan laten boeken door je klanten? Dit scheelt een hoop werk en voorkomt dubbele afspraken in de agenda’s.

Denk bijvoorbeeld aan het online plannen van een adviesgesprek via videoconferencing, of een afspraak op locatie maken om een storing op te lossen. Door een online planningstool te gebruiken, kan je personeel voor andere zaken ingezet worden. Deze kun je koppelen aan je videoconferencing oplossing, zodat deze ook gelijk in gebruik wordt genomen als het (advies)gesprek.

Voor het geautomatiseerd plannen van afspraken werken wij samen met onze partner Skedify. Zij hebben een volledig ingerichte oplossing om consumenten bepaalde afspraken met je collega’s te laten maken, op een manier die past bij de afspraak. In de simpelste vorm is dit een afspraak op locatie, maar met de video conferencing module kan met hetzelfde gemak een online afspraak gepland worden.

De mogelijkheden hierin zijn bijzonder uitgebreid. Wil je weten op welke manier dit het beste past bij jou organisatie? Neem dan contact op voor een vrijblijvend inventarisatie gesprek.

MEER WETEN? NEEM CONTACT MET ONS OP!